與會人員的確定是非常關(guān)鍵的，多了給會議服務(wù)成本造成不必要的消費(fèi)，少了又達(dá)不到會議服務(wù)效果。所以，伍方會議服務(wù)在確定與會人員時(shí)，最重要的原則是選擇適當(dāng)少數(shù)的人。但是往往很難做到，因?yàn)榭偸怯腥擞X得自己應(yīng)該參加會議，但是卻不能為會議有所貢獻(xiàn)，或是從會議得到什么。有的人雖應(yīng)該參加會議，但是他們卻覺得無法為會議有所貢獻(xiàn)。確定參加會議人選要先想想正在計(jì)劃中的會議是屬于哪一種類型。如果它是一個(gè)提供信息的會議，那么與會者應(yīng)是那些需要知道這個(gè)會議所提供的信息的人，加果這個(gè)會議是解決問題的會議，就需要那些可以提供知識經(jīng)驗(yàn)的、影響會議決定的人，以及那些愿息為這個(gè)問題的解決做出貢獻(xiàn)的人來參加。

通常，伍方會議服務(wù)在決定與會的人選時(shí)要遵循以下兩個(gè)原則：

1.選擇對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

 會議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，因此在決定與會者人選時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮的是，邀請對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人參與。例如慶典、紀(jì)念會等隆重會議邀請相關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)參加，以顯示會議的里要性。

2.選擇因參與會議能夠獲得益處的人

現(xiàn)代會議服務(wù)業(yè)中，邀請參會人員是非常重要的工作特別是在商業(yè)性會議中，因此對于選擇邀請參會人員時(shí)，要考慮那些可以通過會議獲得各方面益處的相關(guān)人員，當(dāng)然在會議議題設(shè)置中應(yīng)該考慮不同與會者對會議益處的預(yù)期。 

需要特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有3個(gè)：

①會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。

②會議人員越多，會議的效率可能越低會議控制越難。

③隨著與會者人數(shù)的增加溝通將趨于困難。

這一重要原則一定要把握好，以免讓會議達(dá)不到最佳的會議服務(wù)效果。

資料整理：旭芳